Segreteria Protocollo

La Segreteria Protocollo gestisce l’organizzazione e il tracciamento di tutta la documentazione ufficiale dell’Istituto, assicurando l’efficienza e la correttezza del flusso documentale. Tra le principali responsabilità della Segreteria Protocollo vi sono:

1. Gestione del Protocollo
   • Registrazione e protocollazione di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita dell’Istituto, sia in formato cartaceo che digitale, garantendo un archivio ordinato e facilmente accessibile.
   • Assegnazione di numeri di protocollo per ogni documento ufficiale e conservazione della tracciabilità di ogni comunicazione per l’intero ciclo di vita del documento.
2. Archiviazione e Conservazione Documentale
   • Organizzazione e archiviazione di documenti ufficiali e amministrativi, garantendo il rispetto delle normative sulla conservazione e accessibilità dei dati, inclusi i requisiti di sicurezza e privacy.
   • Gestione dei flussi documentali interni ed esterni per facilitare il recupero rapido dei documenti da parte degli utenti autorizzati.
3. Gestione della Posta e della Corrispondenza
   • Smistamento della posta in entrata e in uscita, inclusi i documenti digitali inviati tramite posta elettronica certificata (PEC).
   • Monitoraggio delle scadenze e delle priorità dei documenti, assicurando una corretta comunicazione e trasmissione di informazioni tra i vari uffici e soggetti coinvolti.
4. Digitalizzazione e Dematerializzazione
   • Supporto alla digitalizzazione dei documenti, per favorire una gestione documentale moderna e sostenibile, riducendo l’uso del formato cartaceo.
   • Assistenza nella gestione dei sistemi informatici per il protocollo e la conservazione digitale, garantendo un accesso controllato e sicuro ai documenti.
5. Supporto alla Trasparenza e alla Pubblicazione degli Atti
   • Collaborazione con gli uffici per la pubblicazione di atti e documenti rilevanti sul sito web dell’Istituto, in conformità con le normative sulla trasparenza e sull’accesso agli atti amministrativi.
   • Assicurazione del rispetto delle normative vigenti in materia di pubblicazione e consultabilità degli atti, garantendo che le informazioni siano fruibili per il pubblico o per il personale autorizzato.
6. Collaborazione con altri Uffici
   • Supporto agli altri uffici dell’Istituto nelle pratiche amministrative che richiedono protocollazione e gestione documentale, facilitando il coordinamento tra settori.
   • Comunicazione costante con il Dirigente Scolastico e i responsabili di settore per garantire un flusso documentale ordinato e aggiornato.

Personale responsabile:

• Dessì Antonella
• Macchis Emanuele